Hvad bruger vi dine oplysninger til?

Denne Privatlivspolitik er fastlagt af Gilling Travel ApS (samlet betegnet “Gilling Travel”, “vi”, “os” eller “vores” i denne Privatlivspolitik) og gælder for alle vores kunder, leverandører og samarbejdspartnere.

1. Om Gilling Travel

Som led i sin virksomhed indsamler og behandler Gilling Travel personoplysninger med henblik på opfyldelse af de formål, der er beskrevet i denne Privatlivspolitik. Gilling Travel er dataansvarlig i forhold til behandlingen af personoplysningerne til disse formål.
Hvis du har spørgsmål til denne Privatlivspolitik eller til vores behandling af dine personoplysninger, kan du kontakte os her:
info@gillingtravel.dk

2.Indledende bemærkninger

For os er ansvarlig omgang med personoplysninger, der indsamles som led i driften af vores virksomhed, afgørende for vores forretningsmål og omdømme. I denne Privatlivspolitik gøres der rede for, hvordan dine personoplysninger indsamles og anvendes, når du er kunde, leverandør eller samarbejdspartner hos Gilling Travel og hvordan du kan få indsigt i dine egne personoplysninger.

3.Hvad er personoplysninger

Personoplysninger er enhver oplysning om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Ved en identificerbar fysisk person forstås en person, som direkte eller indirekte kan identificeres, blandt andet ved et identifikationsnummer eller et eller flere elementer, der er særlige for en given persons identitet.

4.Hvilken type persondata behandler vi om dig og hvorfor?

De oplysninger, som vi indsamler om dig, vil blive anvendt til forskellige formål i forbindelse med dit kundeforhold og driften af virksomheden. De indsamlede oplysninger kan variere, alt efter om du er kunde, leverandør eller samarbejdspartner, men generelt vil det være oplysninger vedrørende kundeadministration, leverandøradministration samt oplysninger vedrørende Gilling Travel rettigheder og forpligtelser.

Manglende afgivelse af personoplysninger fra din side kan betyde, at Gilling Travel vil være ude af stand til at opfylde sine forpligtelser i forbindelse med dit kunde- eller leverandørforhold.

Gilling Travel indsamler og behandler som udgangspunkt alene almindelige personoplysninger. Det kan dog i konkrete tilfælde i forbindelse med bestilling af en rejse være nødvendigt for os i et begrænset omfang at behandle følsomme personoplysninger (fx oplysninger om specialmenuer på din flyrejse eller oplysninger om behov for speciel assistance på din rejse) samt oplysninger om CPR-numre (fx i forbindelse med indhentelse af en paskopi til brug for en visumansøgning) for at kunne levere den ønskede rejse til dig.

Gilling Travel vil typisk indsamle / behandle følgende oplysninger:

4.1 Oplysninger vedrørende vores kunder

Informationer, som du giver os, når du bestiller en rejse eller efterspørger et tilbud, fx online via hjemmesiden eller ved at kontakte os via mail eller telefonisk. Følgende oplysninger kan indsamles: kontaktoplysninger (fornavn, mellemnavn(e), efternavn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse), CPR-nummer (til brug for visumansøgninger mv. — kræver samtykke), pasnummer, bankoplysninger, betalingskortoplysninger, oplysninger, som du giver os i forhold til dine særlige præferencer på rejsen (fx oplysninger om specialkost, behov for speciel assistance ved sygdom el. lign.), helbredsoplysninger (såfremt det er en viden, du ønsker, vi skal have) oplysninger om højde, (til brug for bestilling af cykel mv.), formålet med rejsen, oplysninger, som du giver os omkring dine præferencer i forhold til markedsføring eller kommunikation, samt oplysninger, som du giver os, hvis du kontakter os med et spørgsmål for at indberette et problem, eller når du i øvrigt henvender dig til os i forbindelse med dit kundeforhold hos os.

4.2 Oplysninger vedrørende vores leverandører og samarbejdspartnere

Oplysninger, som du giver os i forbindelse med indgåelse af en leverance- eller samarbejdsaftale, herunder kontaktoplysninger (arbejde, fornavn, mellemnavn(e), efternavn, adresse, telefonnummer og e-mailadresse), oplysninger, som du giver os omkring dine præferencer i forhold til markedsføring eller kommunikation, samt oplysninger, som du giver os, hvis du kontakter os med et spørgsmål, for at indberette et problem, eller når du i øvrigt henvender dig til os som led i vores samarbejde.

5. Hvad bruger vi dine personoplysninger til?

Gilling Travel behandler dine personoplysninger til opfyldelse af de formål, der er anført nedenfor. Bemærk, at ikke samtlige de angivne formål, kategorier af oplysninger, modtagere af oplysninger eller typer af behandling af oplysninger gælder for dig i alle tilfælde.
Gilling Travel behandler udelukkende dine personoplysninger, i det omfang det er nødvendigt i forbindelse med dit kunde-, leverandør- eller samarbejdsforhold (idet der i hvert enkelt tilfælde tages højde for eventuelle interesser) eller i henhold til gældende ret.

5.1. Kunde administration

Gilling Travel behandler dine personoplysninger i forbindelse med oprettelse og løbende administration af dit kundeforhold med Gilling Travel som led i driften af vores virksomhed, herunder bestilling af rejser og leverance af vores øvrige produkter (som fx visumansøgninger, afbestillingsforsikringer, transferservices, mv.), opretholdelse af vores kunderegistre, fakturering, inkasso, markedsføring, statistik mv.

5.2. Overholdelse af gældende love og regler

Gilling Travel behandler dine personoplysninger i forbindelse med overholdelse af love og regler, som We Travel er underlagt i forbindelse med driften af virksomheden eller til opfyldelse af forskellige indberetnings- eller oplysningsforpligtelser i henhold til gældende love og regler.

Gilling Travel anvender ikke dine personoplysninger til at træffe afgørelser, der alene er baseret på automatisk behandling, herunder profilering.

Gilling Travel tilstræber at sikre, at alle personoplysninger, vi behandler, er korrekte og opdaterede. Vi beder dig derfor om altid at underrette os om eventuelle ændringer i dine personlige forhold (fx ændring af adresse) således at vi kan sikre, at dine personoplysninger altid er korrekte og ajourførte.

6. Juridisk grundlag for behandling af dine personoplysninger

Gilling Travel behandler som udgangspunkt oplysningerne om dig på et af følgende grundlag: (1) indgåelse eller opfyldelse af din kontrakt/dit køb af rejse hos Gilling Travel, (2) hensynet til Gilling Travel legitime interesser, dvs. de formål, der er beskrevet ovenfor,(3) dit samtykke, (4) opfyldelse af en retlig forpligtelse, som Gilling Travel er pålagt, (5) beskyttelse af dine eller en anden fysisk persons vitale interesser, (6) behandlingen er nødvendig, for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, og (7) behandlingen er nødvendig for at overholde Gilling Travel eller dine arbejds-, sundheds- og socialretlige forpligtelser, der følger af national ret eller af EU-retten. Der kan desuden være situationer, hvor vi behandler dine personoplysninger af hensyn til tredjemands legitime interesser med hensyn til de formål, der er beskrevet ovenfor, medmindre hensynet til dine interesser vejer tungere.

7. Deling af personoplysninger

Gilling Travel videregiver alene oplysningerne, i det omfang det er nødvendigt som led i driften af vores virksomhed, herunder for at kunne levere din rejse samt de øvrige produkter du har købt hos os i forbindelse dermed.

Gilling Travel vil typisk videregive personoplysninger til følgende modtagere i forbindelse med bestilling af en rejse og dermed relaterede produkter:

- Globale Distributions Systemer

Et GDS er et it-netværkssystem, der ejes eller drives af et firma, der muliggør transaktioner mellem rejsebranchens tjenesteudbydere, hovedsageligt flyselskaber, hoteller, biludlejningsfirmaer og rejsebureauer. Et GDS forbinder tjenester, priser og bookning ved at konsolidere produkter på tværs af de tre rejsesektorer, dvs. flyreservationer, hotelreservationer og biludlejning. 

- Flyselskaber

Gilling Travel videregiver personoplysninger til flyselskaber i forbindelse med bestilling af din rejse. Til brug for bestilling af din flyrejse vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, afrejselufthavn, destination, dato for ud- og hjemrejse, specielle ønsker i forbindelse med din rejse, herunder bestilling af specialmenuer under flyvningen og evt. behov for speciel assistance på flyet eller i lufthavnen til det valgte flyselskab.
I forbindelse med rejse til specielle destinationer kan vi desuden videregive oplysninger om dit pasnummer til flyselskabet.

- Hoteller

Gilling Travel videregiver personoplysninger til de hoteller, som du skal benytte på din rejse. Til brug for bestilling af dine hotelovernatninger vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, destination, dato for ankomst og afrejse, værelseskategori og navn på evt. medrejsende, samt specielle ønsker i forbindelse med din rejse, herunder evt. specielle behov, der skal dækkes under dit hotelopholdet.

- Busselskaber

Gilling Travel videregiver personoplysninger til busselskaber, når dette benyttes som en del af den rejse du har købt. Til brug for bestilling af busrejsen vil vi i visse tilfælde videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, afhentningssted, dato og tidspunkt for busrejsen, samt destination.

- Rederier

Gilling Travel videregiver personoplysninger til rederier, hvis du skal på skibsrejse som led i din rejse. Til brug for bestilling af din skibsrejse, vil vi typisk videregive oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, destination, rejserute, dato og tidspunkt for af- og hjemrejse samt evt. specielle ønsker i forbindelse med skibsrejsen. Visse destinationer kræver også oplysninger om dit pasnummer, som da vil blive videregivet.

- Rejseagenter / biludlejning Forsikringsselskaber

Hvis du som led i din rejse skal deltage i udflugter eller har behov for transfer, kan Gilling Travel videregive personoplysninger til rejseagenter eller eksterne turledere på destinationen. Disse personer har til opgave at arrangere pågældende udflugter eller transfer ved bestilling af de ønskede ydelser hos lokale leverandører på destinationen. Til brug for bestilling af dine udflugter, transfers mv. eller bestilling af lejebil, videregiver vi typisk oplysninger om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, dato og tidspunkt for ankomst og/eller afrejse, type af køretøj, destination samt specielle ønsker i forbindelse med transferen eller udflugten — herunder bestilling af special menuer.

- Forsikringsselskaber

Som led i bestillingen af din rejse hos os har du mulighed for at tilkøbe en rejse- og/eller en afbudsforsikring. Hvis du ønsker at tilkøbe en sådan forsikring, vil vi videregive personoplysninger til forsikringsselskabet til brug for deres indtegning af forsikringen hos dem. Til brug for tegning af en rejse- og/eller en afbestillingsforsikring videregiver vi typisk oplysninger til forsikringsselskabet om fornavn, mellemnavn(e), efternavn, fødselsdato, e-mailadresse, destination, dato for af- og hjemrejse samt rejsetype.

Gilling Travel samarbejder med følgende forsikringsselskaber som led i vores virksomhed: Gouda Rejseforsikring

8. Specielt vedrørende kvalificerede tilbud

Når du vælger Gilling Travel, har du mulighed for at få et kvalificeret tilbud på en rejse. Et kvalificeret tilbud er en tilbudsform, hvor der i forbindelse med udarbejdelsen af tilbuddet sker en præliminær reservation af den ønskede rejse til dig. Dette giver dig mulighed for at reservere en plads på de ønskede afgange i op til tre dage, inden du tager stilling til, om der skal udstedes en billet på den præliminære reservation, eller om den skal annulleres.

For at kunne afgive et kvalificeret tilbud videregiver vi oplysningerne om dig og den ønskede reservation til et GDS (som omtalt ovenfor), der foretager den præliminære bookning hos flyselskabet, hotellet mv.

Da der i forbindelse med indhentelsen af det kvalificerede tilbud videregives oplysninger om dine medarbejdere til flere nye selvstændigt dataansvarlige (GDS, flyselskaber, hoteller mv.), kan dine oplysninger blive opbevaret hos disse modtagere efter tilbuddets udløb – også i tilfælde af, at tilbuddet annulleres.

Gilling Travel kan desuden videregive og/eller overlade dine personoplysninger til andre leverandører og/eller serviceudbydere i forbindelse med den almindelige drift af vores virksomhed, fx i forbindelse med ekstern administration af vores IT-systemer, analyseopgaver, markedsføringsopgaver, inkasso, kreditvurdering, revision, juridisk bistand mv.

For yderligere oplysninger om vores leverandørers og samarbejdspartneres behandling og beskyttelse af dine personoplysninger henvises til disses privatlivspolitikker og vilkår.

Gilling Travel tilstræber at begrænse videregivelse af personoplysninger i personhenførbart format i videst muligt omfang for derved at begrænse de tilfælde, hvor der videregives oplysninger, som kan henføres til dig personligt.

Gilling Travel videregiver ikke dine personoplysninger, medmindre dette er nødvendigt for at kunne udføre vores virksomhed eller opfylde dine behov.

9. Internationale overførsler af dine personoplysninger

I de tilfælde, hvor det er praktisk muligt for os, vil overførsel af dine personoplysninger ske på baggrund af de af EU-Kommissionen udarbejdede standardoverførselskontrakter, der er specielt udarbejdet til dette formål. I visse tilfælde vil det imidlertid ikke være praktisk muligt for Gilling Travel at indgå en standardoverførselskontrakt. I sådanne tilfælde vil overførslen af oplysningerne ske med hjemmel i databeskyttelsesforordningens artikel 49, 1 (b), da overførslen af dine personoplysninger til det pågældende land er nødvendig af hensyn til opfyldelse af kontrakten mellem dig og Gilling Travel (bestillingen af din rejse) eller af hensyn til gennemførelse af foranstaltninger, der træffes på din anmodning forud for indgåelsen af en sådan kontrakt (fx i forbindelse med afgivelse af et tilbud som omtalt ovenfor).

Det er derfor vigtigt, at du er opmærksom på, at overførsel af dine personoplysninger til lande uden for EU/EØS i forbindelse med bestilling af en rejse hos Gilling Travel betyder, at dine personoplysninger ikke vil nyde den samme beskyttelse som efter danske eller EU-retlige regler.

Der er i forbindelse med overførslen af oplysningerne en nærliggende risiko for, at der i det pågældende land ikke er klare, præcise og tilgængelige regler om landets myndigheders adgang til brug af dine personoplysninger, at der ikke er regler om at landets myndigheders adgang til dine oplysninger skal være nødvendig og proportional, at landet ikke har en uafhængig og effektiv tilsynsmyndighed, samt at landet ikke har tilgængelige og effektive retsmidler for de registrerede.

Hvis du ikke ønsker, at Gilling Travel i forbindelse med bestilling af din(e) rejse(r) sender dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS, bedes du oplyse os derom senest i forbindelse med bestillingen af din rejse.

Gilling Travel videregiver ikke i noget tilfælde dine personoplysninger til modtagere uden for EU/EØS, medmindre dette er nødvendigt for at kunne udføre vores virksomhed og opfylde dine behov ved fx at levere den ønskede rejse til dig.

10. Dataintegritet og sikkerhed

Personoplysninger opbevares af Gilling Travel for at opfylde det formål, hvortil de er indsamlet, herunder opbevaringen som er nødvendig for at opfylde nationale lovkrav, herunder lovpligtige opbevaringsperioder i forbindelse med bogføring mv.

Det er Gilling Travels politik at beskytte personoplysninger ved at træffe tilstrækkelige tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger.

11. Dine rettigheder

Du har til enhver tid ret til at gøre dine rettigheder efter den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning gældende. Du kan blandt andet anmode om indsigt i de personoplysninger, som Gilling Travel er i besiddelse af, samt gøre indsigelse mod behandlingen af oplysningerne, herunder gøre indsigelse mod automatiserede afgørelser og profilering eller mod anvendelse af dine personoplysninger til direkte markedsføring. Endvidere kan du anmode om berigtigelse eller sletning af eventuelle ukorrekte oplysninger om dig selv, anonymisering af ældre rejsehistorik, tilbagetrække et samtykke til behandling af dine personoplysninger samt gøre din ret til dataportabilitet gældende.

Hvis du ønsker en eller flere af dine rettigheder gældende, bedes du kontakte os på info@gillingtravel.dk. Din anmodning vil blive behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning.

Klage over Gilling Travels behandling af dine personoplysninger kan ske til:
Datatilsynet
Borgergade 28, 5.
1300 København K
E-mail: dt@datatilsynet.dk

12. Opdateringer

Gilling Travel opdaterer løbende denne Privatlivspolitik. Du bør derfor regelmæssigt tjekke denne Privatlivspolitik for eventuelle ændringer, som kan have betydning for vores behandling af dine personoplysninger.